効率的で正確な議事録作成は、会議の内容を正確に記録し、後の業務に活かすために欠かせません。OpenAIのChatGPTは、自然言語処理技術を活用して、会話内容を理解し、自動的に議事録を作成することが可能です。本記事では、ChatGPTを使った議事録作成の具体的方法、メリット、導入時の注意点について詳しく解説します。
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1. ChatGPTについて
企業におけるAI技術の進展
近年、AI技術は急速に進化し、企業の業務効率化や生産性向上に大きく貢献しています。特に自然言語処理（NLP）技術の発展により、複雑な情報処理が可能となり、様々な業務でAIの利用が進んでいます。
ChatGPTの特長
ChatGPTは、OpenAIが開発した高度な会話型AIであり、文脈を理解し自然な対話を生成する能力を持っています。高い応答精度、柔軟な応用範囲、リアルタイム処理が可能で、企業の様々な業務に応用できます。これにより、業務効率化やコスト削減、顧客満足度の向上など、多くのメリットを享受できます。
2. 議事録作成の重要性
正確な記録の必要性
議事録は、会議の議論内容や決定事項を記録する重要なドキュメントです。これにより、会議後に何が話し合われ、どのような決定がなされたかを確認でき、業務の透明性と一貫性が保たれます。特に大規模なプロジェクトや複数の部署が関与する業務では、議事録の重要性が増します。
企業内での利用価値
企業における議事録作成は、多くの利点をもたらします。コミュニケーションの向上、プロジェクト管理の支援、法的保護などがあります。しかし、伝統的な議事録作成には時間と労力がかかり、人的エラーのリスクも伴います。これらの課題を解決するために、ChatGPTのような自動化ツールが有効です。
3. ChatGPTを使った議事録作成のメリット
効率化と正確性
ChatGPTを使った議事録作成は、手動作業を大幅に効率化し、正確性を高めることができます。自動化による時間短縮、高い正確性、一貫性の確保が可能です。
自動化による作業負担の軽減
ChatGPTの導入により、議事録作成にかかる作業負担が軽減され、社員はより重要な業務に集中することができます。労力の削減、スキルの標準化、精神的負担の軽減が期待できます。
4. 具体的な利用方法
準備段階
まず、ChatGPTを活用した議事録の作成を行うには、基盤となる会話データ、会議の挙げんだ（あれば）、求めているフォーマットを決めておく必要があります。逆にこれさえ決めていれば、あとは長文の会話データを要約し、重要な部分だけを可視化することができます。
議事録作成の手順
- 会議アジェンダの準備: 事前にアジェンダを用意し、ChatGPTに提供します。
- 会話データの作成: 文字起こしアプリなどを通じて会話データを作成し、誰が発言したかを明確にします。
- テンプレートの設定: 議事録のフォーマットを設定しておきます。
会議議事録を自動作成するために、ChatGPTをセットアップします。有料版に加入している方が、より多くのトークン数（文字数）を入力することができ、より精度の高い回答を得ることができます。
議事録作成の手順
会議内容の入力方法
- 会議のアジェンダ用意: 会議開始前にアジェンダを用意します。アジェンダもChatGPTに作成してもらうことができます。
- 発言内容の記録: 各発言者の発言内容を記録します。よく使われているのは、ラップトップでは「TL;TV」、スマホ版では「CLOVA note」です。
ChatGPTへの指示文の作成例
- 例1: 「本日の会議アジェンダは以下の通りです。1. プロジェクト進捗報告 2. 新規プロジェクトの提案 3. 問題点の共有と対策案。これらと以下の会話データに基づいて議事録を作成してください。」
- 例2: 「以下の会話データをもとに、この会議で話された内容についてマークダウン形式で記述して下さい。その後、要点についてまとめて下さい。」
会議内容を入力し、命令文を合わせて入力します。
完成した議事録の確認と編集
生成された議事録の確認方法
なんらかのツールを使って文字起こしを行った場合’、誤字脱字や間違った予測変換などが頻発しますが、ChatGPTに入力することで、それらを修正、かつ内容をアジェンダに沿ってセグメント分けしてくれます。
議事録の作成が完了したら、続いて確認作業に入ります。
- 確認作業: 会議終了後、議事録を確認します。
- 内容の精査: 重要な決定事項やタスクの割り当てが正確か確認します。また、内容から欲しい情報（例えば決定事項など）を抽出して要約することも可能です。
編集のポイント
- 一貫性の確保: 編集時に求めているフォーマットに適切に変更する必要があります。
- 追記と修正: 必要に応じて追記や修正を行い、最終的な成果物に近づけます。
生成された議事録を確認し、「要点をまとめて下さい。」とプロンプトを入力し、重要な情報だけをまとめます。
5. 導入時の注意点
データプライバシーとセキュリティ
ChatGPTを導入する際には、データプライバシーとセキュリティの確保が最も重要です。
- 個人情報の扱い: 会議内容や議事録などの情報の中でも個人情報は扱わないようにしましょう。
- アクセス制限: ChatGPTへのアクセスし、内容の共有ができる人数は必要最低限に制限し、認証と権限管理を徹底します。
- 情報の正確性:ChatGPTが学習しているデータは最新のものではないため、注意が必要です。現在は2024年1月までのデータを取得しているため、それ以降の最新情報は扱うことができません。
- 定期的なセキュリティ監査: 定期的にセキュリティ監査を実施し、潜在的な脆弱性を迅速に修正します。
ChatGPTのリスク面や、効果的な活用方法については上記に加えて詳しく解説した資料をご用意しましたので、ぜひダウンロードしてご活用ください。
6. ChatGPTを効果的に活用しよう
ChatGPTを活用した議事録作成は、業務の効率化と正確性の向上を行うことができます。導入には注意点もありますが、適切な準備と管理を行うことで、多くのメリットを受け取ることができます。今後、AI技術の進展により、さらに多くの業務プロセスでの活用が期待されます。
また、ChatGPTのリスクについては以下の記事でも詳しく解説しています。
